Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych i jak możesz się z nami skontaktować?

Administratorem danych osobowych jest 4Mosa S.A. z siedzibą w Warszawie, możesz się z nami skontaktować pisząc na adres ul. Domaniewska 47, 02-672 Warszawa, lub mailowo wysyłając wiadomość na skrzynkę: [email protected] lub kontaktując się bezpośrednio z naszym inspektorem danych osobowych pod adresem: [email protected]. 

2. Na jakiej podstawie i jakie dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia rekrutacji? Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Dane przekazywane obowiązkowo: 

Na pierwszym etapie rekrutacji, kiedy oceniamy zbieżność naszych oczekiwań z Twoim wykształceniem i doświadczeniem, wystarczą nam dane osobowe podane przez Ciebie w zgłoszeniu rekrutacyjnym (np. w CV, liście motywacyjnym, formularzu aplikacyjnym). 

W przypadku zawierania umów o pracę zakres danych, jakie możemy żądać reguluje ustawa Kodeks pracy (art. 221) w szczególności możemy przetwarzać następujące informacje: 

• imię (imiona) i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe (np. mail, numer telefonu, adres zamieszkania),
• wykształcenie,
• posiadane kwalifikacje zawodowe,
• doświadczenie zawodowe.

Ustawa przewiduje, że decyzja, które dane kontaktowe podasz należy do Ciebie, niemniej z uwagi na szybkość działania preferujemy podanie numeru telefonu i adresu mail.  

Dane przetwarzamy w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający m.in. na możliwości prowadzenia rekrutacji drogą elektroniczną, sprawnej komunikacji z kandydatami oraz na zapewnieniu prawidłowej identyfikacji kandydata 

W przypadku umów cywilno-prawnych przepisy ustawy Kodeks cywilny nie wymieniają wprost (enumeratywnie) zakresu danych, jakie możemy żądać przed zawarciem umowy, ich zakres wynika z stosowania zasady minimalizmu i jest taki sam jak w przypadku zatrudniania w oparciu o umowę o pracę.  

W tym zakresie podanie danych jest obowiązkowe, bez nich nie jesteśmy w stanie ocenić „naszego dopasowania” (dokonać selekcji kandydatów) i skontaktować się z Tobą w celu zaproszenia na dalszą część rekrutacji (najczęściej rozmowę kwalifikacyjną). 

Dane wrażliwe: 

Do podjęcia decyzji o nawiązaniu współpracy nie potrzebujemy żadnych danych wrażliwych, tj.: danych o Twoim stanie zdrowia, niepełnosprawnościach, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych oraz innych danych określonych w art. 9 RODO. Prosimy o ich nieumieszczanie w zgłoszeniu rekrutacyjnym. Jeśli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na Twoją szczególną sytuację, będziemy Cię prosić o wyrażenie odrębnej zgody na przetwarzanie takich danych.

Dane dot. niekaralności:

Dane dot. wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa będziemy zbierać tylko w sytuacji, w której przepisy prawa przewidują wymóg niekaralności od kandydatów obejmujących stanowisko czy wykonujących konkretny zawód (np. członkowie zarządu spółki, główny księgowy). Informacje w tym zakresie będziemy wyraźnie wskazywać w treści ogłoszeń.

Pamiętaj ! Na pierwszym etapie rekrutacji nie oczekujemy przesyłania skanów dokumentów. 

Na kolejnym etapie rekrutacji, najczęściej w czasie spotkania (online lub w biurze) przeprowadzimy z Tobą wywiad kompetencyjny, zweryfikujemy informacje wskazane w dokumentach aplikacyjnych, spójność cech i wartości, prezentowanych przez Ciebie z tymi cenionymi przez nas. Zapytamy o Twoje oczekiwania finansowe i możliwy termin rozpoczęcia pracy oraz preferowaną przez Ciebie formę współpracy (umowę o pracę czy umowę cywilnoprawną). Bez określenia ww. oczekiwań i naszych możliwości nie będziemy w stanie sprecyzować oferty współpracy a Ty podjąć decyzji o jej nawiązaniu. Jest to więc typowe działanie na żądanie osób, których dane dotyczą przed zawarciem umowy. 

Dane przekazywane dobrowolnie:

Jeżeli w wysłanych dokumentach aplikacyjnych umieścisz inne dane niż wskazane powyżej (np. zainteresowania) czy wizerunek (zdjęcie) będziemy to traktować jako wyrażenie zgody na przetwarzanie  danych w rekrutacji, na którą wysłałeś swoją aplikację. 

Na stanowiska związane z dużą odpowiedzialnością możemy zdecydować się na przeprowadzenie testów kompetencji. Lubimy stawiać sprawę jasno, dlatego żebyś nie był zaskoczony - taka informacja pojawi się już w treści ogłoszenia i wtedy zdecydujesz czy chcesz wziąć udział w procesie rekrutacji. Stosowane przez nas metody to testy wiedzy i próbki pracy - one dadzą nam informację np. o Twoich umiejętnościach językowych, programistycznych lub predyspozycjach do zajmowania określonych stanowisk. 

Nie stosujemy testów osobowościowych, które mogą prowadzić do pozyskania danych o zdrowiu kandydata, wymagałyby one uzyskania wyraźnej zgody na ich przeprowadzenie.  

Dane wrażliwe: 

Prosimy o nieumieszczanie w zgłoszeniu rekrutacyjnym danych wrażliwych m.in. takich jak: dane o Twoim stanie zdrowia, niepełnosprawnościach, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych oraz innych danych określonych w art. 9 RODO. Jeśli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na Twoją szczególną sytuację, będziemy Cię prosić o wyrażenie odrębnej zgody na przetwarzanie takich danych.

3. Jak długo przetwarzamy Twoje dane?

Okres podstawowy

Dokumentacja związana z ubieganiem się o pracę kandydata zatrudnionego jest przenoszona do jego akt osobowych i przechowywana przez okres 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Dokumenty aplikacyjne pozostałych kandydatów oraz informacje zebrane w czasie rekrutacji są niszczone po okresie 4 miesięcy od zakończenia rekrutacji chyba, że kandydaci wyrażą zgodę na kierowanie do nich ofert w przyszłych rekrutacjach (wówczas termin wydłużamy na 1 rok). 

Dlaczego 4 miesiące i od kiedy je liczyć? Zakończenie rekrutacji to dla nas moment przyjęcia przez kandydata oferty zatrudnienia zakończony podpisaniem umowy. Może się jednak okazać, że do nawiązania współpracy nie dojdzie. Przyczyn może być wiele np. rezygnacja kandydata z zatrudnienia. Doceniamy zaangażowanie kandydatów i poświęcony nam czas, dlatego w czasie rekrutacji zastrzegamy sobie możliwość ponownego kontaktu z kandydatami przed upływem tego okresu. Zainteresowanym podtrzymaniem kontaktu przedstawiamy ofertę kierowania ofert pracy również w dłuższej perspektywie. 

W przypadku umów cywilno-prawnych okres przechowywania dokumentów kandydata, z którym została zawarta umowa, wynosi 5 lat od zakończenia współpracy. Dokumentacja pozostałych osób traktowana jest analogicznie jak przy rekrutacji na stanowiska pracownicze. 

Okres wydłużony 

W przypadku wyrażenia przez Ciebie zgody na etapie składania aplikacji lub w czasie rekrutacji będziemy upoważnieni do kierowania do Ciebie ofert pracy w perspektywie 1 roku od zakończenia rekrutacji, w której brałeś udział/złożenia oświadczenia. 

Dlaczego przez 1 rok? 

Zdajemy sobie sprawę, że Twoje kompetencje, zainteresowania czy stanowiska jakie Ciebie interesują mogą zmieniać się w czasie, dlatego zgodnie z przyjętą polityką rekrutacji zgoda pozwala nam kierować do Ciebie maile z ofertami pracy przez okres 1 roku od dnia zakończenia rekrutacji, w której brałeś udział / złożenia oświadczenia. 

Jeżeli interesuje Cię taka propozycja w zgłoszeniu rekrutacyjnym umieść poniższą regułkę: 

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zebranych przez 4Mosa S.A. z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Domaniewska 47, 02-672 Warszawa) w trakcie rekrutacji, w której brałem udział (dane pozyskane z dokumentów aplikacyjnych oraz w czasie rozmów kwalifikacyjnych) w celu kierowanie do mnie zaproszeń do udziału w rekrutacjach ogłaszanych przez 4Mosa S.A. w przyszłości, przez  okres  1  roku od  dnia  złożenia ww. oświadczenia/ zakończenia rekrutacji, w której brałem udział.”

Oferty pracy w grupie przedsiębiorstw

MUSCAT to marka, w życie której wpisane jest współpraca kilku spółek. 4Mosa S.A. kontroluje je. Dlatego wiemy, kiedy prowadzą rekrutacje i kogo poszukają. Możesz na tym skorzystać otrzymując od nas informacje o ich potrzebach lub udzielając nam zgody na udostępnienie Twoich danych. Jeśli jesteś zainteresowany udziel nam dodatkowej zgody. W przypadku rezygnacji Twoja decyzja zostanie przekazana do wszystkich spółek i wszelkie kopie danych zostaną zniszczone. 

„Wyrażam na wpisanie mojej osoby i informacji dotyczących mnie do rejestru kandydatów prowadzonego przez 4Mosa S.A. z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Domaniewska 47, 02-672 Warszawa) również na rzecz następujących spółek współpracujących, mających ten sam adres siedziby: 

Okulary Muscat sp. z o.o.

Muscat Retail sp. z o.o.

Muscat Eyewear sp. z o.o.  

Muscat Glasses sp. z o.o. 

Muscat Stores sp. z o.o. 

Wyrażenie zgody oznacza, że 4Mosa S.A. jest upoważniona do kierowania do Ciebie zaproszeń do udziału w rekrutacjach prowadzonych przez spółki współpracujące lub/  i polecania Twojej osoby ww. spółką poprzez udostępnienia dokumentów aplikacyjnych, w taki sposób aby nie można było zidentyfikować kandydata (poddanych procesowi pseudonimizacji), a w przypadku zainteresowania ofertą udostępnienia ich pełnej wersji. Takie udostępnienie zobowiązuje ww. spółki do spełnienia obowiązku informacyjnego najpóźniej w ciągu 30 dni od przekazania danych i zostaje odnotowane w rejestrze. Wyrażona zgoda jest ważna przez okres 1 roku od  dnia  złożenia ww. oświadczenia/ zakończenia rekrutacji, w której brałem udział.” 

4. Komu udostępniamy dane ?

W procesie rekrutacji wykorzystujemy zasoby informatyczne. Najczęściej aplikacje trafiają do nas na serwer pocztowy i są przetwarzane w systemie CRM. Dostawcy tych usług to zaufane podmioty gwarantujące bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych. 

5.Jakie praw Ci przysługują i jak z nich skorzystać?

Opis realizacji poszczególnych praw

Możesz zawsze wystąpić do nas o szczegółową informację nt. przetwarzania Twoich danych, kierując zapytanie na adres [email protected] lub pisemnie na adres siedziby. W ramach realizacji prawa dostępu do danych uzyskasz od nas m.in. potwierdzenie czy przetwarzamy Twoje dane, jakie dane, w jakim celu, skąd je pozyskaliśmy i czy komuś udostępniliśmy.  W ramach prawa dostępu do danych może otrzymać również kopię danych. 

Możesz do nas zgłosić konieczność sprostowania danych w przypadku kiedy są one nieprawidłowe, niekompletne lub nieaktualne. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, kiedy wyraziłeś zgodę na dłuższe przetwarzanie przez nas danych. W czasie kiedy realizujemy Twój wniosek możemy na Twoje żądanie ograniczyć ich przetwarzanie. 

Jeżeli wycofasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych będzie to równoznaczne z żądaniem ich usunięcia. Pamiętaj, że czynności dokonane na podstawie zgody, takie jak kierowanie do Ciebie zaproszeń do udziału w rekrutacji, było zgodne z prawem w okresie przed jej wycofaniem. 

Jeżeli udzieliłeś nam zgody na udostępnienie Twoich danych do spółek z grupy kapitałowej informacja o aktualizacji Twoich danych lub o wycofaniu zgody na przetwarzanie zostanie im niezwłocznie przekazana.

Jeżeli dostarczasz nam dokumenty aplikacyjne w formie elektronicznej możesz żądać ich przesłania innemu, wskazanemu przez Ciebie administratorowi lub otrzymać je od nas otrzymać na adres mailowy, z którego zostały nadesłane. 

W trakcie prowadzenia rekrutacji nie używamy narzędzi pozwalających nam na profilowanie kandydatów. 

Jeżeli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane w sposób nieprawidłowy możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Sposób identyfikacji

W celu Twojej prawidłowej identyfikacji pisząc wniosek oprócz danych kontaktowych opisz termin rekrutacji, w której brałeś udział lub sposób, w jaki weszliśmy w posiadanie Twoich danych. Adres mail może okazać się pomocny, jeśli aplikacja napłynęła do nas drogą elektroniczną. 

Czas rozpatrywania 

Na Twoje żądania w zakresie realizacji praw odpowiadamy w ciągu 1 miesiąca. Odpowiedzi udzielamy w tej samej formie, w której je zgłosiłeś, chyba że we wniosku wskazałeś inną formę komunikacji. W wyjątkowych sytuacjach, kiedy po naszej stronie będą leżały obiektywne przyczyny, możemy przedłużyć okres udzielenia odpowiedzi do 3 miesięcy. O takiej konieczności powiadomimy Cię niezwłocznie.  

Wnioski o realizacje praw osób będą przechowywane przez nas przez okres 3 lat i nie będą nikomu udostępniane. 

W razie jakichkolwiek pytań skontaktuj się z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem:  [email protected]